Bu makalemizde, RFP ya da türkçe ifade ile ihtiyaç tanımlama (teklif toplama) dökümanı nedir, neden yazılmalıdır ve ne gibi faydalar sağlar konuları üzerinde durmaya çalışacağım. Özellikle ERP Projelerine başlarken kullanmamız gereken bu dökümanlar, projede bize ne gibi faydalar ve zaman kazandırır bunları anlatmaya çalışacağım.
RFP ( ihtiyaç tanımlama/teklif toplama ) dökümanı yazının giriş bölümünde zikredildiği gibi sadece ERP projeleri için değil, herhangi bir IT projesi için de kullanılabilir ama, ERP projeleri kendi özelinde daha karmaşık oldukları için bu dökümanın oluşturulması fayda sağlamaktan çok zorunluluk haline gelmiştir.
RFP Dökümanları Neyi Kapsar ?
1-Proje kapsamının ve bütçesinin tanımlanması
2-Proje arka planı ve tanıtımının yapılması
3-Alınacak hizmetlerin tanımlanması
4-Projenin başarısının önündeki zorlukları veya engellerin açıklanması
5-Seçim kriterlerinizin detaylandırılması
6-Projenizin zaman çizelgesinin belirtilmesi
1- Proje kapsamının ve bütçesinin tanımlanması :
ERP Projelerinde kapsamı ve projeyi tanımlamak çok önemlidir. Tanımlama sadece alınacak hizmetleri değil, süreç iyileştirme aşamasını da kapsar. Kuruluşlar her departman için yaptıkları işleri ve iş süreçlerini tekrar gözden geçirmek ve bunları dökümante etmek zorundadır. Varsa eksik/aksak hususlar bunları düzelterek hazırlık yapmalıdır.
Proje bütçesi seçeceğiniz altyapı için hayati önemdedir. Seçeceğiniz altyapı, önceliklendireceğiniz ihtiyaçlarınız proje bütçesine bağlı olacağından proje başlangıcında mutlaka bütçe belirlenmelidir. Aksi durumda tatsız sürprizlerle karşılaşmak olasıdır.
2-Proje arka planı ve tanıtımının yapılması :
Doğrudan ayrıntılara dalmak cazip gelse de, şirketiniz hakkında bazı arka plan ve tanıtıcı veriler sağlamak proje için önemlidir .
Bu, mevcut pazarınız, iş hedefleriniz ve mevcut zorluklarınız hakkında bir fikir vererek potansiyel ortaklar için şirketinizi ve projeyi anlamaya yardımcı olur.
Şirketinize genel bir bakış sağlayın: Geçmişiniz, misyonunuz, vizyonunuz ve mevcut pazar konumunuz dahil olmak üzere şirketiniz hakkında üst düzey bir genel bakış sağlayarak RFP’ye başlayabilirsiniz. Bu bilgiler, tedarikçilerin iş hedefleriniz hakkında daha fazla bilgi edinmesine yardımcı olur ve proje için bağlam sağlar. Tedarikçiler, tekliflerini kuruluşunuzun değerlerine ve hedeflerine göre uyarlamak için bu bilgileri kullanabilir.
Mevcut zorlukları ve fırsatları vurgulayın: Bunu daha sonra ayrıntılı olarak ele alacağız, ancak tekrarlamakta fayda var: Karşılaştığınız mevcut zorlukları ve faydalanmak istediğiniz fırsatları listeleyin. Bu bilgi, tedarikçilerin belirli ihtiyaç alanlarını anlamalarına ve sizin için yeni veya daha iyi seçenekler sunmalarına yardımcı olur.
3-Alınacak hizmetlerin tanımlanması :
Dökümanın bu safhasında daha özel ihtiyaç tanımlamaları yapılmalıdır. Hangi modüllerde/departmanlarda ihtiyaçlarınızın olduğunu, şirketin iş süreçlerini tanımlayabilirsiniz. Örneğin, üretim tarafı güçlü bir altyapı arıyorsanız, bu safhada seçeceğiniz veya potansiyel olarak belirleyeceğiniz ortaklar daralacaktır.
4-Projenin başarısının önündeki zorlukları veya engellerin açıklanması :
Teklif verme sürecinde, projenizin başarıya ulaşmasının önündeki potansiyel engeller konusunda şeffaf olmak çok önemlidir. Bunu yaparak, potansiyel ortaklara ve tedarikçilere bu zorluklara çözüm sunma fırsatı vermiş olursunuz.
Aksi takdirde, ortaklar veya satıcılar projenin kapsamını ve ortaya çıkabilecek olası zorlukları tam olarak anlayamayabilir. Bu bilgi eksikliği zaman çizelgesinin gecikmesine, maliyetlerin artmasına veya nihayetinde projenin başarısız olmasına yol açabilir.
Ayrıca, başarının önündeki engelleri saklamak, şirketiniz ile tedarikçi ekip arasında güven eksikliğine neden olabilir. Bu da yanlış hizalanmış beklentilere ve yanlış anlamalara yol açabilir. Ancak başarının önündeki potansiyel engeller konusunda şeffaf davranarak doğru satıcıyı bulma ve projeyi başarıyla tamamlama olasılığını artırabilirsiniz.
Örneğin; personeliniz genel olarak yeni bir altyapı/sisteme geçme konusunda direnç gösteriyorsa ve bunu dökümanda belirtmişseniz, potansiyel tedarikçi ve satıcılarınız projeye daha hassas yaklaşacak ve siz bu konuda kendilerini aydınlatmış olacaksınız.
5-Seçim kriterlerinizin detaylandırılması :
Sırada seçim kriterleri var. Burada, değerlendirme için hangi becerilerin, hizmetlerin ve piyasa uzmanlığının gerekli olduğunu vurgulayabilirsiniz. Seçim kriterlerinin net bir şekilde tanımlanması, ihtiyaçlarınızı karşılamayan birden fazla teklifi azaltmaya yardımcı olacaktır. Bu, proje için en iyi satıcıyı seçerken bilinçli bir karar vermenize yardımcı olacaktır.
Seçim kriterlerinin sürecin başında belirlenmesi şeffaflığı artırır. Tedarikçiler kriterleri karşılamıyorsa teklif sunmazlar veya tekliflerini ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde optimize edebilirler. Böylece her iki tarafta da belirsizlik, kafa karışıklığı ve hayal kırıklığı ortadan kalkar ve gereksiz diyaloglar önlenmiş olur.
Ayrıca, tedarikçileri seçim kriterlerine göre değerlendirmek, projenin öznel görüşler yerine nesnel yargılara dayalı olarak verilmesini de sağlar.
Bir RFP’de belirtebileceğiniz bazı seçim kriteri örnekleri şunlardır:
Deneyim: Tedarikçi, RFP’nizde tanımlanana benzer projeleri teslim etme konusunda deneyime sahip olmalıdır.
Nitelikler: Tedarikçi, projenizi tamamlamak için gereken ilgili teknoloji, yazılım veya metodolojideki uzmanlığını gösterebilmelidir.
Maliyet: Tedarikçi ayrıntılı fiyatlandırma sunmalı ve tekliflerinin bütçenize nasıl uyduğunu gösterebilmelidir.
Referanslar: Tedarikçi, benzer projeler için hizmetlerini kullanan geçmiş müşterilerden referanslar sağlamalıdır.
Metodoloji: Tedarikçi, proje yönetimi süreçleri, kaynak yönetimi ve proje teslim zaman çizelgeleri dahil olmak üzere projenizi yönetme yaklaşımlarını ana hatlarıyla belirtmelidir.
Kullanılabilirlik: Tedarikçi, projeyi üstlenme kapasiteleri, kaynaklarının kullanılabilirliği ve beklenen teslimat zaman çizelgesi hakkında ayrıntılı bilgi vermelidir.
Ekip Profilleri: Tedarikçi, projeyi teslim etmek üzere görevlendirilen ekip üyelerinin ayrıntılı profillerini göndermeli, ilgili alanlardaki deneyimlerini ve niteliklerini vurgulamalıdır.
Teknik uyumluluk: Satıcı, diğer yazılım çözümleri veya API’ler gibi kuruluşunuz tarafından kullanılan diğer teknolojiler veya sistemlerle uyumluluğu sağlayabilmelidir.
6-Projenizin zaman çizelgesinin belirtilmesi :
Zaman çizelgeleriniz konusunda açık olmak önemlidir. Potansiyel ortaklara RFP gönderimi için bir bitiş tarihi, nihai seçim için bir tarih ve net bir başlangıç-bitiş proje zaman çizelgesi verilirse, teklif veren şirketler tekliflerine ince ayar yapabilirler. Bu aynı zamanda potansiyel tedarikçi havuzunuzu daraltmanıza ve projenin zamanında tamamlanmasını sağlamanıza yardımcı olacaktır.
Bir zaman çizelgesi hazırlandığında, satıcılar projenizin ne zaman tamamlanması gerektiği konusunda net bir bilgi alır ve kaynaklarını buna göre planlayarak zamanında teslimat yapılmasını sağlayabilirler. Satıcı da gerekli son tarihleri ekibine ileterek gecikme riskini en aza indirebilir ve projenizin başarıyla teslim edilmesini sağlayabilir.
Yukarıdaki kriterler baz alınarak yazılmış bir teklif toplama ( ihtiyaç ) dökümanı ile özellikle ERP projelerindeki flu noktaları en aza indirebilir, satıcı/iş ortağınız ile daha sağlıklı bir iletişim kurarsınız.
RFP dökümanları, teklif toplayacağınız, ihtiyaç belirteceğiniz her projeye uyarlanabilir.
Kolaylıklar dilerim.
